Die Probleme

Längere wissenschaftliche Arbeiten und Berichte enthalten oft eine Vielzahl von Abbildungen und Tabellen, auf die im Fließtext verwiesen werden soll. Zudem wird nicht selten ein Abbildungs- und/oder Tabellenverzeichnis gewünscht. Obwohl Word für diese Zwecke Bordmittel zur Verfügung stellt, ist es gar nicht so leicht, Abbildungen, Tabellen und Verweise in einem Dokument so zu realisieren, dass keine Folgeprobleme entstehen.

Zunächst ist zu entscheiden, wie denn die eigentliche Bezeichnung für Abbildungen und Tabellen definiert werden soll: Heißt sie bspw. "Abbildung", so würde später in einem Abbildungsverzeichnis "Abbildung X:" stehen, was nicht nur Platz in jeder Zeile wegnimmt, sondern auch optisch nicht sehr schön aussieht. Besser wäre also die Abkürzung "Abb.". Selbst wenn in Word die Option "Bezeichnung nicht in der Beschriftung verwenden" für die Beschriftung von Abbildungen und Tabellen genutzt wird, so wird es spätestens bei Querverweisen im Fließtext kritisch, da im Verweis die gesamte Beschriftung ausgegeben wird. Ein Verweis auf die Nummer der Abbildung (ohne den beschriftungstext) scheint nicht möglich, ist aber dringend nötig, denn im Fließtext können verschiedene Varianten auftauchen: So hätte man bspw. im Abbildungsverzeichnis gerne "Abb. X:", in der Abbildungsunterschrift "Abb. X:", im Fließtext "Abb. X" oder "Abb. X und Y" (mit Y ohne "Abb."), und am Satzbeginn erweist sich "Abbildung X" als die einzig richtige Variante, da Abkürzungen am Satzbeginn ausgeschrieben werden müssen.

Die Lösung

Die im Folgenden vorgestellte Lösung für diese Problematik besteht darin, die Beschriftungsfunktion von Word mit Textmarken und Verweisen auf Textmarken zu kombinieren: Als Beschriftungbezeichnung wird bspw. "Abb." definiert. Auf diese Weise kann die automatische Beschriftungsfunktion von Word genutzt werden und im Abbildungsverzeichnis "Abb." den Abbildungsnummern vorangestellt werden. In jeder Abbildungsunterschrift wird nur auf das Feld, das die Abbildungsnummer enthält, eine Textmarke gesetzt. Auf diese Textmarke kann man sich wiederum im Fließtext mittels Querverweis beziehen ("Textmarkeninhalt"), so dass alle gewünschten Kombinationen möglich sind, bspw. "Abb. X", "Abbildung X", "Abb. X bis Y", etc. Für Tabellenüberschriften kann man analog zu dieser Vorgehensweise verfahren.

Da sich das alles doch recht kompliziert anhört - eigentlich komplizierter als es wirklich ist -, wurde zur Demonstration ein Video-Tutorial erstellt, das die genaue Vorgehensweise demonstriert. Das Tutorial enthält zudem Hinweise zur Formatierung von Abbildungsunterschriften mittels der Erstellung und Anpassung von Formatvorlagen. Im Ergebnis erhält man einen Grafik/Abbildungsunterschrift-Block, der beliebig oft kopiert oder verschoben werden kann.

Das Video-Tutorial

Aufgrund der Größe eines Fullscreen-Captures ist das Video-Tutorial nur innerhalb eines neuen Fensters aufrufbar, und zwar über diesen Link:

Video-Tutorial für Abbildungen, Tabellen und Querverweise in Word (ca. 2,2 MB)

oder als herunterladbare und selbst ausführende Flash-Demo im

Download-Bereich für Tutorials 

Viel Spaß beim Anschauen und Ausprobieren!